Журналы регистрации — что это такое, виды, как правильно оформить и заполнять

Регистрацией называют перенесение документа на бумагу и присваивание идентификационного номера. После этого материал становится частью документооборота. Все необходимые данные заносят в журнал регистрации.

Далее речь пойдёт о том, какие книги учёта существуют и для чего, как правильно вести и закрывать журналы регистрации.

Для чего предназначен журнал регистрации

Это важный элемент документооборота. С его помощью осуществляется контроль и учёт проводимых инструктажей, деловой переписки, документов, с которыми приходится сталкиваться организации и многого другого. Существует множество форм и видов журналов регистрации.

Подобные книги нужны для того чтобы:

• Отсчитать срок исполнения с помощью фиксации даты вступления бумаги в документооборот.
• Храненить информацию о документах.
• Облегчить поиск нужных документов и доступ к ним.

Так как многие действия подвергаются учёту, в каждой организации таких журналов может быть несколько.

Журналы для обязательного ведения

Вне зависимости от размера организации и числа сотрудников в штате существует документация, подлежащая обязательному учёту. С этой целью заводятся журналы, учитывающие:

• приказы, связанные с основной деятельностью;
• поступающую или исходящую корреспонденцию;
• договоры;
• служебные записки.

Каждый из приведённых журналов для регистрации документов имеет собственную форму заполнения.

Журналы для необязательного ведения

Такие виды нужны для облегчения рабочего процесса. Чаще всего их заводят по частной инициативе. Такие записи выполняют следующие функции:

• учёт закупок или посетителей;
• регистрация служебных записей, связанных с кадрами;
• ведение учёта всевозможных заявлений и предложений со стороны сотрудников.

Как сделать такой журнал регистрации? Может подойти обычная тетрадь, так как все необходимые поля могут быть разлинованы карандашом.

Правильное оформление, ведение и хранение регистрационного журнала

Не все документы и рабочие моменты подлежат обязательной регистрации. Такая работа требует больших трудозатрат. Поэтому не совсем рационально выделять большое число сотрудников на ведение учётной документации. Первым делом рекомендуется оформлять документы, которые нужно будет отслеживать.

При оформлении обязательно соблюсти несколько важных вещей, образец оформления журнала регистрации может выглядеть следующим образом:

• На титульном листе должны быть даты начала и окончания ведения журнала.
• Сведения о сотруднике, ответственном за процедуру размещаются на титульном и последнем листах.
• Страницы должны быть пронумерованы и подшиты.
• С обратной стороны ставится печать организации и подпись руководителя.
• Извлечение или добавление новых листов запрещено, в случае необходимости заводится новый журнал.

Журнал для регистрации входящих и исходящих документов

Через каждое предприятие проходит огромный объём корреспонденции. Система документооборота позволяет организованно вести деловую переписку. С этой целью заводятся журналы, предназначенные для учёта соответствующих документов

В данном случае они представляют собой реестр документации, которая была получена или отправлена предприятием. При этом для входящей и исходящей корреспонденции используются разные журналы.

Цели учёта корреспонденции состоят в следующем:

• Облегчает обработку документов.
• Ускоряет время исполнения поручений.
• Помогает собрать доказательную базу на случай судебных заседаний.
• Способствует высокой продуктивности.

Как выглядит журнал для регистрации приказов

С этой целью заводятся отдельные учётные книги. Журналы, предназначенные для регистрации приказов, не имеют чёткой регламентации, как их правильно вести.

Тем не менее существуют рекомендации, как лучше заполнить журнал регистрации приказов. Примерный образец может выглядеть следующим образом:

• идентификационный номер, состоящий из букв и цифр;
• название распоряжения;
• дата формирования с момента подписания руководителем;
• вид распоряжения;
• сведения о сотруднике, на которого составляется приказ;
• преамбула, описывающая краткое содержание документа.

Это лишь базовые рекомендации, как вести журнал приказов по личному составу. Для каждого учреждения есть свои нюансы, предназначенные для хранения информации о приказах по личному составу. Рекомендуется иметь не менее двух, так срок хранения журналов регистрации приказов может ограничиваться 5 и 75 годами в зависимости от того, сведения о каких документах они хранят.

Журнал для регистрации инструктажа

Одним из элементов организации рабочего процесса является охрана труда. Инструктаж – важнейшая её часть. Проведение подобных мероприятий подлежит учёту.

Подобные книги содержат несколько обязательных элементов:

• нумерация страниц журнала;
• обязательная подшивка;
• подпись ответственного сотрудника;
• печать организации.

За заполнение может отвечать выделенный для этого сотрудник, работодатель или специалист по охране труда. Информация о том, как нужно правильно вести подобный журнал учёта, представлена в соответствующем государственном стандарте.

Другие виды

Помимо перечисленных выше, разделяют следующие виды журналов регистрации:

• журнал регистрации въезда и выезда автотранспорта;
• производственных работ;
• учёта товарно-материальных ценностей и другие.

Отдельно можно выделить электронные версии.

Возможно ли вести журналы регистрации в электронной форме

Современные технологии позволяют отказаться от огромного количества бумажной документации. Современные программы значительно облегчают и ускоряют работу. Это касается и регистрационных журналов любых форм. Подобные документы представляют собой таблицу с расширением doc, docx, xls. В этом случае столбцы и строки заполняются подобно бумажным аналогам.

Ведение такой таблицы имеет несколько преимуществ. Например:

• Не требует больших затрат, достаточно приобрести программу и создать файл.
• Электронная таблица позволяет прописать гиперссылки на интернет ресурсы или отсканированные документы, что значительно облегчает их поиск.
• Проще редактировать, существует возможность предоставить доступ нескольким сотрудникам, которые при необходимости будут вносить изменения.

Одним из новейших методов регистрации стала СЭД или система электронного документооборота, позволяющая крупным организациям вести учёт большого количества материалов.

Тем не менее бумажные журналы регистрации ещё долгое время будут оставаться актуальными. Например, в них можно дублировать информацию из электронных таблиц. Данный способ позволяет получить резервную копию электронного журнала на физическом носителе.

В интернет-магазине представлено огромное разнообразие товаров. На сайте имеется удобная функция, позволяющая ознакомиться с образцом каждого регистрационного журнала.